Posted by: pimparnp | April 26, 2008

บทที่6 บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์การ

ปาร์ตี้ บทที่ 6 บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์การ

ข้อมูลสารสนเทศ เป็นปัจจัยสำคัญต่อการวางแผนปฏิบัติงาน และการควบคุมเพื่อให้เกิดความสำเร็จตามวัตถุประสงค์

องค์การและสิ่งแวดล้อม

                ตามความหมายทางเทคนิค หมายถึง โครงสร้างทางสังคมอย่างเป็นทางการที่มีความมั่นคง โดยรับเอาทรัพยากรจากสิ่งแวดล้อมผ่านกระบวนการเพื่อสร้างหรือผลิตผลลัพธ์ องค์ประกอบขององค์การ 3 ส่วน คือ

1.        ปัจจัยหลักการด้านการผลิต ได้แก่ เงินทุนและแรงงาน

2.        กระบวนการผลิต ซึ่งจะเปลี่ยนสิ่งนำเข้าให้เป็นผลิตภัณฑ์

3.        ผลผลิต ได้แก่ สินค้าและบริการ

องค์การในเชิงพฤติกรรม บุคลากรในองค์การจะพัฒนาวิธีการทำงานของตน มีรูปแบบความสัมพันธ์กับบุคคลอื่นทั้งผู้ร่วมงาน และผู้ที่อยู่ในระดับที่สูงกว่าเกี่ยวกับการทำงาน ปริมาณงาน และเงื่อนไขในการทำงาน

ผลกระทบของระบบสารสนเทศต่อองค์การ

1.        ลดระดับขั้นตอนของการจัดการ  สารสนเทศช่วยให้การตัดสินใจ และประสานงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นทำให้ผู้บริหารระดับกลางได้และให้ผู้บริหารระดับล่างมีอำนาจการตัดสินใจมากขึ้น

2.     มีความคล่องตัวในการดำเนินงาน เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้เกิดความยืดหยุ่นและตอบสนองความต้องการที่หลากหลายของผู้บริโภคง่ายขึ้น มุ่งเน้นที่ความเร็วในการดำเนินงาน และมีระดับสินค้าคงคลังให้น้อยที่สุด สร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าได้โดยตรง

3.     ลดขั้นตอนการดำเนินงาน  เทคโนโลยีสารสนเทศถูกนำมาใช้เพื่อช่วยให้มีกระบวนการทำงานแบบอิเล็กทรอนิกส์ ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน และลดเวลาที่ต้องใช้ ทำให้การบริการมีประสิทธิภาพมากขึ้น

4.     เปลี่ยนแปลงกระบวนการจัดการ ช่วยให้เกิดกระบวนการเปลี่ยนแปลงทางการบริหารจัดการ สามารถให้ข้อมูลเกี่ยวกับการทำงานของระบบต่าง ๆ ในองค์การได้ตลอดเวลา ช่วยในด้านการวางแผนการผลิต และการส่งเสริมการขายได้อย่างเหมาะสม ระบบช่วยปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น สามารถเชื่อมโยงและเก็บรวบรวมข้อมูลของสาขาต่างๆ ได้อย่าง
รวดเร็ว

5.     กำหนดขอบเขตการดำเนินงานใหม่ ระบบสารสนเทศที่เชื่อมต่อผ่านเครือข่ายช่วยให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างองค์การได้ มีการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างองค์การและคู่ค้าซึ่งเป็นกำหนดการดำเนินงานใหม่

 

องค์การดิจิทัล และองค์การแบบเครือข่าย

                เทคโนโลยีอินเตอร์เน็ตมาเป็นเทคโนโลยีพื้นฐานที่ถูกนำมาสร้างเป็นโครงสร้างของระบบสารสนเทศภายในองค์การ ช่วยสนับสนุนการทำธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์ การเกิดขี้นขององค์การแบบเครือข่าย ขยายขอบเขตการทำงาน และการควบคุมการปฏิบัติงาน รวมทั้งการนำเสนอสินค้าและบริการ หากมีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้งานเกือบทุกส่วนขององค์การ และเป็นองค์ประกอบหลักในการดำเนินธุรกิจรวมถึงการบริหารจัดการจะทำให้องค์การเข้าสู่ลักษณะขององค์การดิจิทัล

 องค์การเสมือนจริง (Virtual Organization)

                เป็นรูปแบบขององค์การแบบใหม่ ลักษณะองค์การเสมือนจริง มีดังนี้

1.        มีขอบเขตขององค์การไม่ชัดเจน ไม่ขอบเขตที่ชัดเจนเหมือนองค์การแบบดั้งเดิม ยากต่อการกำหนดขอบเขตที่แน่ชัดขององค์การ

2.     ใช้เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม องค์การอิสระต่าง ๆ ที่อยู่ต่างสถานที่ หรืออยู่ห่างไกลต้องอาศัยเทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม เชื่อมโยงทางอิเล็กทรอนิกส์เข้าด้วยกันเพื่อติดต่อสื่อสาร และร่วมมือในการสร้าง การกระจายสินค้าและบริการ

3.        มีความเป็นเลิศ องค์การอิสระแต่ละองค์การจะนำความสามารถหลักหรือความเป็นเลิศมาใช้เพื่อให้เกิดประโยชน์ทางการตลาด

4.     มีความไว้วางใจ การทำงานมีความสัมพันธ์กัน ต้องมีความไว้วางใจกันว่าสามารถรับผิดชอบและทำงานที่ได้รับมอบหมายเสร็จตามกำหนดและวัตถุประสงค์

5.     มีโอกาสทางตลาด องค์การอิสระต่าง ๆ อาจรวมกันเป็นองค์การเสมือนจริงในลักษณะถาวรหรือชั่วคราวเนื่องจากมองเห็นว่ามีโอกาสทางการตลาด

 

ระดับของผู้ใช้ระบบสารสนเทศ  แบ่งตามระดับของการปฏิบัติงานหรือการบริหารจัดการ แบ่งออกเป็น 4 ระดับ ดังนี้

1.     ผู้ปฏิบัติงาน (Workers) เป็นบุคลากรที่ดำเนินงานด้านการสนับสนุน และอำนวยความสะดวกให้กับบุคลากรฝ่ายต่าง ๆ จัดทำข้อมูล รายงานขององค์การ เช่น พนักงานพิมพ์เอกสาร พนักงานบัญชี ปัจจุบันแนวโน้มการใช้ระบบสารสนเทศของผู้ใช้ระดับปฏิบัติงานมีเพิ่มมากขึ้น

2.     ผู้บริหารระดับปฏิบัติการ (Operational Managers) เรียกกันว่า หัวหน้างานจะทำหน้าที่ควบคุมและดูแลดำเนินงานประจำวันของบุคลากรระดับปฏิบัติงานให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ลักษณะของสารสนเทศที่ใช้ ได้แก่ รายงานการปฏิบัติงานของพนักงาน

3.     ผู้บริหารระดับกลาง (Middle Managers) เป็นผู้ที่กำกับการบริหารงานของผู้บริหารระดับปฏิบัติการ วางแผนยุทธ์วิธีเพื่อให้การดำเนินงานขององค์การบรรลุเป้าหมาย ประสานงานกับผู้บริหารระดับสูงเพื่อรับนโยบายแล้วนำมาวางแผนปฏิบัติงาน สารสนเทศที่ใช้ ได้แก่ รายงานเปรียบเทียบยอดขาย

4.     ผู้บริหารระดับสูง (Senior Managers) เรียกว่า Executive Managers เป็นผู้บริหารระดับสูงสุดขององค์การ เป็นผู้ที่รับผิดชอบด้านการวางแผนกลยุทธ์ กำหนดเป้าหมาย วัตถุประสงค์จององค์การ ลักษณะของสารสนเทศที่ใช้จะเป็นข้อมูลเกี่ยวกับภายนอกองค์การ เช่น ดัชนีทางเศรษฐกิจ เป็นต้น

 

ประเภทของระบบสารสนเทศ (Types of Information Systems)  ระบบของสารสนเทศที่สำคัญ 3 ประเภท ดังนี้

1.     ระบบสารสนเทศจำแนกตามประเภทของธุรกิจ  มีการออกแบบให้สอดคล้องและเหมาะสมกับลักษณะงานขององค์การ เป็นระบบสารสนเทศขนาดใหญ่ประกอบด้วยระบบสารสนเทศที่จำแนกตามหน้าที่ย่อย ๆ หลายระบบ เช่น ระบบบัญชี ระบบจัดการห้องพัก

2.     ระบบสารสนเทศจำแนกตามหน้าที่ของงาน เป็นระบบที่จำแนกตามลักษณะ หรือหน้าที่ของงานหลัก ประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อย ๆ ที่เป็นกิจกรรมของงานหลัก เช่น ระบบสารสนเทศจัดการทรัพยากรมนุษย์ ประกอบด้วยระบบย่อย ได้แก่ ระบบจัดการข้อมูลพนักงาน ระบบการสรรหาและคัดเลือก เป็นต้น

3.     ระบบสารสนเทศจำแนกตามลักษณะการดำเนินงาน ระบบสารสนเทศ ออกแบบให้มีความสอดคล้องกับลักษณะงาน และระดับของผู้ใช้งาน ประกอบการบริหารและตัดสินใจ ระบบสารสนเทศที่อิงคอมพิวเตอร์ แบ่งออกเป็น6 ประเภท ดังนี้

(1)  ระบบสารสนเทศประมวลผลธุรกรรม (Transaction Processing System : TPS) เป็นระบบสารสนเทศประเภทแรกที่นิยมนำมาใช้เพื่อการประมวลผลที่รวดเร็ว ลดค่าใช้จ่าย ปรับปรุงให้บริการลูกค้า ที่ทำหน้าที่รวบรวม บันทึกข้อมูลในแฟ้มข้อมูลและประมวลผลข้อมูลที่เกิดจากการทำธุรกรรม และการปฏิบัติงานประจำขององค์การเพื่อนำไปจัดทำระบบสารสนเทศ ปัจจุบันได้มีการพัฒนาระบบการประมวลผลธุรกรรมที่ลูกค้าสามารถป้อนข้อมูล และประมวลผลรายการด้วยตนเองได้ เรียกระบบสารสนเทศลักษณะนี้ว่า Customer Integrated Systems : CIS เช่น ระบบฝากถอนเงินจากเครื่องอัตโนมัติ (Automated Teller Machines :ATM) ลักษณะการประมวลผลข้อมูลของ TPS แบ่งเป็น 2 ประเภท คือ

          1.1   การประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch Processing) เป็นการประมวลผลที่ข้อมูลจะถูกรวบรวม และสะสมไว้ระหว่างช่วงเวลาที่กำหนด แล้วจึงประมวลผลรวมกันเป็นครั้งเดียว ถึงแม้ว่าการป้อนข้อมูลจะเป็นแบบออนไลน์มีการบันทึกข้อมูลทีนที แต่ข้อมูลที่ป้อนนี้ยังไม่ประมวลผล เช่น การประมวลผลข้อมูลการใช้กระแสไฟฟ้า น้ำประปา ซึ่งประมวลผลเดือนละครั้ง

        1.2   การประมวลผลแบบทันที (Real-Time Processing) เป็นการประมวลผลแต่ละรายการ และให้ผลลัพธ์ทันทีเมื่อมีการป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบ เช่นการซื้อบัตรเข้าชมภาพยนตร์ที่เคาน์เตอร์ การประมวลผลแบบทันทีถ้าเป็นการประมวลผลรายการแบบออนไลน์จะเรียกว่า Online Transaction Processing: OLTP การประมวลผลแบบทันทีเป็นแบบออนไลน์ เช่น การจองตั๋วเครื่องบิน เป็นต้น

(2)  ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System: MIS) เป็นระบบสารสนเทศที่ประมวลผล และสรุปจากแฟ้มข้อมูลที่ได้จาก TPS เพื่อจัดทำสารสนเทศตามความต้องการของผู้บริหารสำหรับนำไปใช้ในการวางแผนประกอบการตัดสินใจ เป็นรายงานสรุปค่าสถิติต่าง ๆ อาจนำเสนอในรูปของตาราง หรือกราฟเปรียบเทียบ เพื่อความสะดวก ง่ายต่อการทำความเข้าใจ สามารถจำแนกได้ 4 ประเภท ดังนี้

        2.1  รายงานที่จัดทำตามระยะเวลาที่กำหนด (Periodic Reports) จัดทำขึ้นตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า อาจทำทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน

        2.2  รายงานสรุป (Summarized Report) จัดทำเพื่อสรุปการดำเนินงานโดยภาพรวม

        2.3  รายงานที่จัดทำตามเงื่อนไขเฉพาะ (Exception Report) จัดทำตามเงื่อนไขพิเศษที่ไม่อยู่ในเกณฑ์ที่จัดทำรายงานตามปกติ เพื่อให้ผู้บริหารได้ใช้สารสนเทศ และตัดสินใจอย่างทันเวลา

        2.4  รายงานที่จัดทำตามต้องการ (Demand Reports) จัดทำเมื่อผู้บริหารมีความต้องการในรายงานนั้น ๆ

(3)  ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems: DSS) เป็นระบบสารสนเทศที่นำข้อมูลจากฐานข้อมูลต่าง ๆ มาใช้ในการตัดสินใจ เป็นการเน้นการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ โดยใช้สารสนเทศเป็นพื้นฐาน ช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจการดำเนินงานได้อย่างถูกต้อง หรือ "do the right thing"

                        ลักษณะที่สำคัญของ DSS คือ เป็นระบบที่ให้สารสนเทศอย่างรวดเร็วต่อการตัดสินใจ ใช้แก้ปัญหาและกำหนดกลยุทธ์ ควรออกแบบในลักษณะที่โต้ตอบ ปัจจุบันได้มีการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อใช้ในการสนับสนุนการแก้ไขปัญหาของกลุ่ม เรียกระบบนี้ว่า

                        ระบบสารสนเทศสำหรับการตัดสินใจกลุ่ม (Group Decision Support System: GDSS) ซึ่งเป็นระบบสารสนเทศที่นำเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มาใช้ในการนำเสนอ และแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ระดมความคิด วิเคราะห์และการแก้ไขปัญหาเพื่อหาแนวทาง หรือรูปแบบในการตัดสินใจร่วมกันของกลุ่ม เช่น การประชุมทางไกล การลงคะแนนเสียง เป็นต้น

                        ระบบสารสนเทศทางภูมิศาสตร์ (Geographic Information Systems: GIS) เป็นระบบสารสนเทศสำหรับการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งของสถานที่ และเส้นทางการเดินทาง ประกอบด้วย

·        ฐานข้อมูลเชิงปริมาณ และคุณภาพเพื่อนำมาแสดงผลในรูปสารสนเทศ

·        ฐานข้อมูลแผนที่

·        โปรแกรมที่นำเสนอสารสนเทศบนแผนที่ดิจิทัล

(4) ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Information Systems: EIS หรือ Executive Support Systems: ESS) เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการวิเคราะห์ปัญหา ศึกษาแนวโน้ม และการวางแผนกลยุทธ์ เป็นระบบที่มีความยืดหยุ่น และคล่องตัวสูง EIS สามารถเข้าถึงสารสนเทศจากฐานข้อมูลภายในและภายนอกองค์การ นำเสนอสารสนเทศที่ได้จากการวิเคราะห์ในรูปของรายงาน ตาราง และกราฟ สรุปสารสนเทศให้ผู้บริหารได้เข้าใจง่าย และประหยัดเวลา

(5)  ปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence: AI) และระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert Systems: ES) เป็นความพยายามที่จะพัฒนาระบบคอมพิวเตอร์ ทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ ให้สามารถปฏิบัติงานได้เหมือนกับมนุษย์ AI มีหลายสาขา เช่น การประมวลผลภาษาธรรมชาติ  ระบบการมองเห็น  ระบบการเรียนรู้  เครือข่ายเส้นประสาท  ระบบผู้เชี่ยวชาญ

                        ปัญญาประดิษฐ์  มีข้อจำกัดมากกว่าการใช้ปัญญามนุษย์ ในองค์กรธุรกิจนำมาประยุกต์ใช้งานเพื่อการรักษาความรู้ของผู้เชี่ยวชาญที่อาจสูญเสีย หรือสูญหายไป ช่วยขยายฐานความรู้ขององค์การในการให้คำแนะนำแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อน ช่วยลดภาระงานประจำที่มนุษย์ไม่มีความนำเป็นต้องทำ

                        ระบบผู้เชี่ยวชาญ หรือระบบฐานความรู้ เป็นระบบที่รวบรวมและจัดเก็บความรู้และประสบการณ์ของผู้เชี่ยวชาญ ช่วยในการหาข้อสรุป และคำแนะนำ เช่น การรักษาโรคของแพทย์ ES ประกอบด้วยส่วนประกอบหลัก ได้แก่

·        ส่วนติดต่อกับผู้ใช้หรือบทสนทนา

·        ฐานความรู้ เป็นกลุ่มของข้อเท็จจริง

·        กลไกอนุมาน ใช้สำหรับการค้นหาสารสนเทศจากฐานความรู้

(6)   ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information Systems: OIS) หรือระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation Systems: OAS) เป็นระบบสารสนเทศที่นำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของผู้ปฏิบัติ และผู้บริหาร เช่น การจัดทำเอกสาร รายงาน จดหมายธุรกิจ

                ระบบสำนักงานอัตโนมัติ แบ่งได้ 5 ประเภท คือ ระบบจัดการเอกสาร, ระบบการจัดการข่าวสาร , ระบบการทำงานร่วมกัน/ประชุมทางไกล ,ระบบการประมวลภาพ , ระบบจัดการสำนักงาน 

                OIS ใช้โปรแกรมพื้นฐานทั่วไปเพื่อสนับสนุนการทำงาน เช่น โปรแกรมตารางคำนวณ โปรแกรมประมวลผลคำ โปรแกรมเว็บเบราเซอร์ ใช้เพื่อการสื่อสาร


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Categories

%d bloggers like this: