Posted by: pimparnp | April 26, 2008

บทที่ 11 ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์การ

สวมกอดด้านซ้ายบทที่ 11 ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์การ สวมกอดด้านขวา

 

                ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์การ หรือที่เรียกว่า ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning เป็นระบบสารสนเทศที่บูรณาการงานหลักต่าง ๆ ขององค์การ เช่น การจัดซื้อจัดจ้าง การผลิต การขาย ฯลฯ เข้าด้วยกันโดยการเชื่อมโยงแบบเรียลไทม์ (Real Time) เพื่อตอบสนองความต้องการข้อมูล โดยภาพรวม การตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ และทันท่วงที หลายองค์การนำระบบสารสนเทศ ERP มาใช้และเป็นแรงผลักดันให้เกิดการปฏิรูปองค์การ

                การนำ ERP มาใช้ก็เหมือนกันการเชื่อมโยงให้ระบบต่าง ๆ ที่กระจัดกระจายเข้าด้วยกัน และทำงานกับฐานข้อมูลเดียวกัน ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อการบริหารงานให้เกิดประโยชน์สูงที่สุดต่อองค์การ

วิวัฒนาการของระบบ ERP

                ก่อนที่จะมีระบบ ERP ทศวรรษที่ 1960 วงการอุตสาหกรรมได้นำระบบการวางแผนความต้องการวัสดุ เรียกว่า MRP (Material Requirements Planning) มาช่วยสนับสนุนการดำเนินงานเกี่ยวกับการหารายการ นำมาช่วยด้านบริหารการผลิต ระบบ MRP ช่วยลดระดับวัสดุคงคลังให้ต่ำลง ลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออก ช่วยให้การวางแผนและการสั่งซื้อวัตถุดิบให้มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น ต่อมาในทศวรรษ 1980 ระบบการผลิตที่มีความซับซ้อนมากขึ้นมีการขยายขอบเขต MRP โดยรวมเอาการวางแผน การบริหารทรัพยากรการผลิตอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับแรงงาน และต้นทุนการผลิต เข้ามาในระบบด้วย และเรียกว่า MRP || (Manufacturing Resource Planning) MRP || สนับสนุนการดำเนินงานในส่วนของการผลิต ไม่สามารถสนับสนุนการทำงานทั้งหมดในองค์การได้ จึงมีการขยายระบบให้ครอบคลุมทุกอย่างในองค์การจึงเป็นที่มาของระบบ ERP ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี กระแสของธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์ (E-Business) ซอฟต์แวร์ ERP ได้ขยายขีดความสามารถของระบบ ERP (Extended ERP) ให้สามารถบูรณาการเข้ากับระบบงานภายนอกองค์การ เช่น ระบบบริหารความสัมพันธ์ลูกค้า (Customer Relationship Management : CRM) ระบบการบริหารห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain Management : SCM) และพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์  (E-Commerce)

กระบวนการทางธุรกิจที่สนับสนุนโดยระบบ ERP

                ERP เป็นแอปพลิเคชันในหลายองค์การ ระบบ ERP ช่วยในการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) กระบวนการผลิตสินค้า กระบวนการฝ่ายการเงินและการบัญชี กระบวนการขาย และตลาด กระบวนการฝ่ายทรัพยากรมนุษย์และอื่นๆ เพื่อให้กระบวนการทำงานภายในองค์การเป็นไปโดยอัตโนมัติ รวดเร็ว ไม่ซ้ำซ้อน และสามารถช่วยลดต้นทุนทั้งระบบได้ ข้อมูลจากกระบวนการขององค์การจะถูกจัดเก็บไว้ที่เก็บข้อมูลส่วนกลาง ระบบงานอื่นสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ช่วยให้ผู้บริหารได้รับทราบข้อมูล ผลการดำเนินงานที่ทันสมัย เพื่อใช้ในการบริหารและกำหนดกลยุทธ์ได้อย่างถูกต้องเหมาะสม และรวดเร็วทันเหตุการณ์

ประโยชน์และความท้าทายของระบบ ERP

v    กระบวนการบริหาร  สามารถรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ให้กับผู้บริหารอย่างเที่ยวตรงและเป็นปัจจุบัน ทำให้ผู้บริหารทราบผลการดำเนินงาน ตรวจสอบสถานการณ์ดำเนินงานโดยรวมขององค์การ สามารถตัดสินใจด้านการบริหารได้ทันที มีประสิทธิภาพ ช่วยให้กระบวนการทำงานขององค์การเป็นไปในแนวทางเดียวกัน ใช้มาตรฐานเดียวกัน ระบบ ERP จะช่วยเชื่อมโยง ประสานการทำงานของหน่วยธุรกิจหรือสำนักงานสาขาเข้าด้วยกันให้มีรูปแบบการดำเนินธุรกิจแบบเดียวกัน

v    เทคโนโลยีพื้นฐาน  ช่วยเชื่อมโยงระบบงานต่าง ๆ ที่กระจัดกระจายเข้าด้วยกันเสมือนเป็นระบบเดียวกันทั้งองค์การ ข้อมูลจากส่วนต่าง ๆ ถูกจัดเก็บไว้ที่เก็บข้อมูลส่วนกลางรวม มีมาตรฐานเดียวกัน ช่วยลดเวลาและจำนวนคนในการทำงาน ลดขั้นตอน และค่าใช้จ่าย

v    การบวนการทำงานที่รวดเร็ว สามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว ทำให้การตัดสินใจในด้านต่าง ๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น พนักงานขายสามารถรู้ข้อมูลได้ทันทีว่ามีสินค้าอยู่ในสินค้าคงคลังเพียงพอหรือไม่ พนักงานสามารถตอบคำถามลูกค้าได้ว่าจะสามารถส่งสินค้าได้ในวันใด

ความท้าทาย

v    การเปลี่ยนแปลงกระบวนการดำเนินธุรกิจ และวัฒนธรรมการทำงานภายในองค์การ การนำระบบ ERP มาใช้ ผู้ใช้อาจต้องปรับขั้นตอน เปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานให้เหมาะสม เป็นไปตามความสามารถของซอฟต์แวร์ ความท้าทายคือการค้นหาว่าขั้นตอนการทำงานใดสมควรที่จะต้องเปลี่ยนแปลงให้เข้ากับ ERP อย่างไร การฝึกอบรมให้กับพนักงานให้ดีพอ

v    การบริหารโครงการระบบสารสนเทศขนาดใหญ่และค่าใช้จ่ายในตอนเริ่มต้นที่สูง ระบบ ERP จะมีค่าใช้จ่ายสูงในตอนเริ่มต้น ยังไม่ได้รับหรือประเมินประโยชน์ได้อย่างชัดเจน ประโยชน์จะค่อยๆ เพิ่มขึ้นเมื่อใช้ระบบและมีความชำนาญมากขึ้น วิธีการบริหารโครงการแบบใหม่ เพื่อช่วยในการวางแผนและติดตามความก้าวหน้าของโครงการ

v    ความไม่ยืดหยุ่นในการปรับซอฟต์แวร์  เป็นระบบที่มีความซ้ำซ้อนต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญในการติดตั้ง ดูแลและรักษา  ERP เป็นการบูรณาการของซอฟต์แวร์ต่าง ๆ เข้าด้วยกัน การปรับเปลี่ยนซอฟต์แวร์มากเกินไปอาจกระทบกับส่วนอื่น มีความเสี่ยงจากการเจอบั๊ก ตัวแทนขายอาจจะปฏิเสธโดยเฉพาะตัวแทนขายที่ไม่ได้รับสิทธิในการแก้ไขโปรแกรม

ขั้นตอนการนำระบบ ERP มาใช้ในองค์การ

                ระบบ ERP องค์การนำระบบมาใช้สำหรับการปฏิรูปองค์การ สำหรับขั้นตอนในการนำระบบ ERP มาใช้ประกอบด้วย 4 ขั้นตอน คือ

  1. การศึกษาและวางแนวคิด  ทำการศึกษาถึงสภาพปัจจุบันขององค์การว่ามีความจำเป็นต้องนำ ERP มาใช้หรือไม่ อย่างไร ทำความเข้าใจถึงรูปแบบทางธุรกิจ (Business Scenario) , กระบวนการทางธรุกิจ (Business Process) ปัญหาขององค์การและสภาพแวดล้อมภายนอกที่มีอยู่ในปัจจุบัน และจากสภาพปัจจุบันต้องพิจารณาถึงในอนาคตว่าต้องการให้องค์การมีสภาพเป็นอย่างไร การสร้างจิตสำนึกในความต้องการ ให้คนในองค์การตระหนักถึงการนำระบบมาใช้ ต้องมีกลุ่มผู้รับผิดชอบเป็นผู้ประเมิน และขออนุมัติจากผู้บริหารเพื่อนำ ERP มาให้ เมื่อผู้บริหารอนุมัติก็เริ่มทำในขั้นตอนการวางแผนต่อไป
  2. การวางแผนนำระบบมาใช้  เริ่มดำเนินการหลังจากผู้บริหารอนุมัติให้มีการนำระบบมาใช้ จัดตั้งคณะกรรมการ (Steering Committee) ประกอบด้วยผู้บริหารหรือผู้แทนที่มีอำนาจในการตัดสินใจจากหน่วยงานต่างๆ และฝ่ายไอที คณะกรรมการ คณะทำงาน กำหนดวัตถุประสงค์ เป้าหมาย และขอบข่ายในการนำ ERP มาใช้ รวมถึงวิธีการของการนำระบบมาใช้ ทำการยกเลิกระบบเก่าโดยทันที และนำ ERP มาใช้ในทุกส่วนขององค์การ (Big Bang) คณะทำงานจะทำการตัดสินใจเองว่าจะพัฒนาหรือคัดเลือกซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ในตลาด ซึ่งมีค่าใช้จ่ายสูง และใช้เวลานานในการพัฒนา
  3. การพัฒนาระบบ  การจัดทำแผนโครงการพัฒนาโดยละเอียด กำหนดงานที่จะต้องทำพร้อมทั้งระบุเวลาและเป้าหมาย สำรวจระบบงานปัจจุบันว่าจะต้องปรับปรุง ลดขั้นตอน หรือเปลี่ยนแปลงงานอย่างไร สรุปความต้องการจากส่วนต่าง ๆ ขององค์การว่ามีความต้องการซอฟต์แวร์ที่มีความสามารถอะไรบ้าง ค้นหาข้อมูลจากหลายแหล่ง เช่น จากหนังสือวิชาการ บทความ วารสาร อินเทอร์เน็ต หรือชมการสาธิตและทดสอบ หากคณะทำงานคิดว่าไม่มีความรู้ความสามารถเพียงพอ ก็จ้างที่ปรึกษามาช่วยในขั้นตอนนี้ ช่วยในการคัดเลือกซอฟต์แวร์
  4. การใช้งานและปรับเพิ่มความสามารถ การฝึกอบรม และให้การสนับสนุนบุคลากรในการใช้ระบบ ให้บุคลากรมีความรู้ความเข้าใจในขั้นตอนการทำงาน มีการประเมินผลงานจากการนำระบบมาใช้เป็นระยะ ขยายขีดความสามารถ และเพิ่มประสิทธิภาพ เมื่อความต้องการเปลี่ยนไปตามสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ สร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน การขายฟังก์ชั่นการทำงานของ ERP ให้มีการบูรณาการกับซอฟต์แวร์อื่น ๆ เช่น ระบบการบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM) การบริหารห่วงโซ่อุปทาน (SCM) หรือการพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ (E-Commerce)

โครงสร้างของซอฟต์แวร์ ERP

  1. ซอฟต์แวร์โมดูล (Business Application Software Module) โมดูลที่ทำหน้าที่ในงานหลักขององค์การ เช่น ระบบบริหารการขาย และการตลาด ระบบบริหารการผลิต สินค้าคงคลังและการจัดซื้อ ระบบบัญชีการเงิน
  2. ฐานข้อมูลรวม (Integrated Database)  ซอฟต์แวร์โมดูลทุกโมดูลสามารถเข้าถึง (Access) ฐานข้อมูลรวมได้ ข้อมูลในเรื่องเดียวกันที่ได้จากการประมวลผลของซอฟต์แวร์โมดูลต่าง ๆ ให้อยู่ในรูปแบบมาตรฐาน นำมาเก็บไว้ที่เดียวกัน ช่วยลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล
  3. ระบบสนับสนุนการบริหารจัดการ (System Administration Utility) เป็นส่วนที่สนับสนุนการบริหารจัดการระบบ เช่น การคัดลอกสำเนา การลงทะเบียนและกำหนดสิทธิผู้ใช้งาน การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล การสำรองฐานข้อมูล
  4. ระบบสนับสนุนการพัฒนาและการปรับเปลี่ยน (Development and Customization) เป็นส่วนสนับสนุนการพัฒนาหรือการปรับเปลี่ยนให้เข้ากับการทำงานขององค์การ

ปัจจัยในการพิจารณาตัดสินใจเลือกซอฟต์แวร์ ERP

  1. การพิจารณาว่าจะใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปหรือไม่ กระบวนการทางธุรกิจขององค์การที่มีซอฟต์แวร์ ERP ทำให้มาตรฐานในตลาดรองรับไม่จำเป็นต้องพัฒนาซอฟต์แวร์เอง การพัฒนาซอฟต์แวร์เองจะมีค่าใช้จ่ายและการบำรุงรักษาสูง ควบคุมงบประมาณค่อนข้างยาก บุคลากรด้านสารสนเทศขององค์การเองที่ขาดมุมมองด้านธุรกิจและประสบการณ์ ความเชี่ยวชาญน้อยกว่าบุคลากรของบริษัทผู้ผลิตซอฟต์แวร์
  2. ฟังก์ชั่นของ ERP สอดคล้องกับวัตถุประสงค์และความต้องการในการนำมาใช้งานขององค์การ  ระบบ ERP ที่เลือกฟังก์ชั่นจะต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์และความต้องการในการนำมาใช้ตามที่มีการวางแนวคิดไว้ สามารถเลือกชมการสาธิตหรือทดสอบความสามารถในการทำงานตามหน้าที่ต่างๆ ของซอฟต์แวร์ก่อน
  3. ความยืดหยุ่นในการปรับแก้ซอฟต์แวร์ (Customization) ระบบ ERP จะต้องมีความยืดหยุ่นและสามารถปรับแต่ง เพื่อให้ตรงกับความต้องการขององค์การ การปรับเปลี่ยนหรือแก้ไขควรจะสามารถทำได้ง่ายอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถรองรับการเปลี่ยนแปลงซอฟต์แวร์ในรุ่นใหม่ด้วย การปรับซอฟต์แวร์ที่มากเกินไปจะทำให้มีค่าใช้จ่ายสูงและใช้เวลาเพิ่มขึ้น
  4. ต้นทุนในการจ้างของระบบ ERP (Cost of Ownership) ERP แต่ละตัวมีจุดเด่นและค่าใช้จ่ายในการลงทุน ERP ไม่เท่ากัน ควรคำนึงถึงความเหมาะสม เปรียบเทียบผลประโยชน์ที่ได้รับ ต้นทุนระยะสั้น และระยะยาว ประกอบด้วยต้นทุนของซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ ต้นทุนการนำระบบไปปฏิบัติ ต้นทุนการบำรุงรักษาซอฟต์แวร์ ค่าใช้จ่ายและเวลาที่ใช้ไปในการอบรมและพัฒนาบุคลากร ค่าที่ปรึกษา ค่าใช้จ่ายในการย้าย และแปลงข้อมูล
  5. การบำรุงรักษาระบบ  สร้างบุคลากรเพื่อทำหน้าที่ในการดูแลบำรุงรักษาระบบให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ กรณีบุคลากรขององค์การไม่สามารถบำรุงรักษาระบบได้เอง จำเป็นต้องให้บุคคลหรือหน่วยงานภายนอกดำเนินการในส่วนนี้แทน
  6. รองรับการทำงานหรือเทคโนโลยีในอนาคต พิจารณาซอฟต์แวร์ที่มีการเตรียมการสำหรับการเชื่อมต่อกับระบบภายนอกได้ง่าย
  7. ความสามารถของผู้ขาย (Vendor) ซอฟต์แวร์  บริการหลังการขายสถานะการเงินและความเชื่อถือได้ของผลงาน ผู้ขายหรือตัวแทนขายจะต้องได้รับสิทธิในการแก้ไขซอฟต์แวร์และมีซอสโค้ด (Source Code)

ซอฟต์แวร์ ERP ในท้องตลาด

                IFS Applications, mySAP ERP , Peoplesoft , MFG/PRO , CONTROL , J.D.Edwards , SSA Baan EPR 5 , Oracle , Bann กลุ่มที่ถือว่าเป็นผู้นำตลาด คือ SAP , Oracle , Peoplesoft , Bann และ J.D.Edwards

การขยายขีดความสามารถของระบบ ERP และระบบเครือข่ายอุตสาหกรรม

                การขยายขอบเขตให้เชื่อมโยงกับองค์การภายนอกได้ เชื่อมโยงโดยใช้ EDI เพื่อให้สามารถใช้ข้อมูลร่วมกัน Extended ERP มีการขยายฟังก์ชันการทำงานของ ERP ให้มีการบูรณาการกับซอฟต์แวร์อื่น ๆ ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ต และเว็บแอปพลิเคชัน เพื่อเชื่อมต่อระหว่างกระบวนการทางธุรกิจภายในองค์การ ภายนอกองค์การ ทำให้สามารถเข้าถึงข้อมูลระหว่างองค์กร และแลกเปลี่ยนข้อมูลกับระบบภายนอกได้

 


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Categories

%d bloggers like this: